В условиях перехода экономики на рыночные отношения, развития негосударственного сектора экономики, приватизации государственной собственности, массовых реорганизаций и ликвидаций организаций (особенно крупных промышленных предприятий) Самарской области, остро встал вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу, образовавшихся в их деятельности. Утрата таких жизненно важных документов ущемила бы интересы сотен тысяч граждан, лишая их возможности подтверждения трудового стажа, размеров заработной платы, получения различных льгот и т.д. Учитывая значимость документов по личному составу, постановлением Губернатора Самарской области от 15 мая 2000 г. № 139 «О внесении изменений и дополнений в структуру и штаты управления по делам архивов Администрации Самарской области» в целях совершенствования управления архивным делом, обеспечения сохранности документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций, улучшения исполнения социально-правовых запросов граждан создан Самарский областной государственный архив документов по личному составу (СОГАДЛС). В 2007 году на основании Постановления Губернатора Самарской области от 25 декабря 2007 г. № 242 госархив получил статус государственного учреждения Самарской области. В 2011 году госархив стал государственным бюджетным учреждением Самарской области «Самарский областной государственный архив документов по личному составу» (ГБУСО «СОГАДЛС»).

«Областной архив» оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в образовательных учреждениях - источниках комплектования архива; Принимает участие в подготовке нормативно-методических документов по делопроизводству для организаций системы образования Самарской области; Осуществляет контроль за правильностью формирования, оформления и состояния дел в делопроизводстве в образовательных учреждениях;

Архивный отдел Управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Департамента организации процессов управления Аппарата Администрации городского округа Самара имеет статус муниципального архива. Архивный отдел возглавляет заместитель руководителя управления - начальник отдела, назначается и освобождается от должности Главой Администрации городского округа Самара. Заместитель руководителя управления - начальник Архивного отдела организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач, отчитывается о работе и состоянии архивного дела перед Администрацией городского округа Самара; При обращении в Архивный отдел для подтверждения трудового стажа и заработной платы необходимо иметь: документ, удостоверяющий личность заявителя, документы, подтверждающие полномочия представителя (в случае обращения представителя заявителя), трудовую книжку, копию трудовой книжки за запрашиваемый период.